El Memorándum

Memorándum

El término proveniente del latín, que en español admite la expresión ‘memorando’  es un escrito que en general circula en el ámbito de las oficinas y demás contextos laborales, a través del cual se informa acerca de algo o se da alguna instrucción concreta a los miembros de la organización.

Si bien podría tratarse de cualquier forma de un comunicado o mensaje, la cuestión de su estructura formal le otorga al memorándum gran utilidad, porque el mensaje es claro y porque queda registrada su publicación, lo que deja asentado el envío de esta comunicación.

El memorándum es, dentro de los documentos de recursos humanos de las empresas, uno de los menos formales, pues tiene una vocación meramente interna, pero no por ello carece de importancia, por el contrario, constituye algo que debe recordarse, y es muy importante que el receptor tome noción de lo que se le está diciendo en ese momento.

Elementos del Memorando

Pese a que un memorándum presenta un carácter relativamente informal, suele tener una estructura organizada de la siguiente manera:

Como todo documento, debe constar de cierta información:

Fecha y lugar de emisión, ya que a partir de esa fecha entra en vigor la resolución o se les da por enterado(s) a los destinario(s).

Destinatario, como el nombre lo dice es a quién (es) va dirigido

Asunto, es el tema central del documento

Cuerpo del texto, debe ser breve, claro  y conciso

Remitente, es la persona responsable que emite el documento

Pie de página, es opcional, pero en caso de llevarlo es una nota aclaratoria, por ejemplo, puede ser que se hagan copias para otras personas que deben estar enteradas del tema (c.c.p.), ya sea para con control o para aplicación.

Partes de un memorándum

• Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla a quién se dirige y de parte de quién.
• La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata lo comunicado.
• Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al momento de la emisión de la información (hora, lugar, etc.).
• La fecha,
• El encabezamiento,
• El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del funcionario o la autoridad oficial detrás del memorando.
• Una despedida y,
• El remitente.

Eventualmente podrán aparecer también diferentes anexos y copias, y la firma y posición jerárquica de quien lo envía, para que conste su responsabilidad.

El memorándum también puede suscribirse entre diferentes empresas u organizaciones, incluso entre países, pasando a llamarse ‘memorándum de entendimiento’, que en la práctica es como un acuerdo. Su firma es la explicitación de la voluntad de las partes en llevar a cabo determinadas acciones que desembocarán, por ejemplo, en la firma de un contrato comercial, que por algún motivo no puede ponerse en práctica en el momento en el que se firma el memorándum.

Existen dos tipos de memorándums dependiendo de la cantidad de personas a quien va dirigido:

• SIMPLE, el cual va dirigido a una persona en particular, para transmitir un mensaje directo para la realización de acciones, recordar políticas, etc.
• MÚLTIPLE, estos van dirigidos a un grupo de personas que deben conocer o recordar un asunto específico y que es de interés común.

Además, existe otro tipo, el MEMORÁNDUM DE ENTENDIMIENTO, que tiene dos aplicaciones, en el área legal (entre empresas)  y en el área diplomática (entre naciones). Es similar a un contrato, pero sin el efecto jurídico de éste, y cuyo  objetivo principal es dejar una constancia de que las partes tienen la disposición de llegar a un acuerdo bilateral en un futuro y dejar precedentes para la realización de un contrato.

Cómo hacer un Memorándum

Debe estar membretado con el logotipo de la empresa o dependencia que lo emite.

Debe ser muy puntual y breve, para que sea fácil de leer y de asimilar; recuerda que es un documento recordatorio o informativo.

El lenguaje es menos formal, por lo tanto podemos obviar saludos y despedidas, pero es muy importante que transmita respeto.

¿Qué información puede contener? La respuesta es: todo lo referente a la empresa o dependencia, puede invitar a los colaboradores a un evento especifico, felicitarlos por un logro obtenido, ordenar la entrega de un trabajo ya estipulado, informar sobre nuevas disposiciones o incluso amonestar por no seguir las políticas.

Generalmente es de hecho en media carta, por la brevedad.

A continuación, los ejemplos de memorándum (algunos se han acortado).

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Ejemplos de memorándum

Ejemplo de memorándum simple:

Memorándum

Para: Mauricio Morris, Director General
De: Luz María Morris
Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 20__. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Morris
Gerente Ventas

Ejemplo de memorándum para comunicar algo:

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

Lic.  Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente

Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que,  deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones,  previa consulta con el suscrito.

Atentamente

Ing. Armando Astudillo Ruiz

Atentamente
Luz María Morris
Gerente Ventas

Ejemplo de memorándum con llamada de atención por llegar tarde:

México D.F. a 1 de Diciembre de 2022

Memorándum

C. Arturo Penichino Rosales.
Ejecutivo de ventas
P r e s e n t e

Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a inclumpir con el horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar inclumpliendo con la hora de llegada, estará sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su disposición para ello.

C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Elizalde Pérez
Infoventaspersonales S.A de C.V.

Ejemplo de memorándum por incumplimiento de entrega:

MEMORANDUM

Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V
C director General
Presente:

Por medio del presente, quien suscribe Juan  Julio Rivero Terreros, como ejecutivo autorizado, se le hace de su conocimiento que no se ha recibido ninguna entrega en relación a la mercancía adquirida el pasado 15 de mayo y que por medio de su empresa de transportes se debió trasladar de la ciudad de Monterey Nuevo León a la ciudad de México Distrito federal.

Aclaro plenamente que la transacción de compra de mercancía consistente en ropa y calzado de piel, fue realizada por nuestros ejecutivos radicados en esa ciudad y se aseguraron de que sus empleados la recogieran.

Le recuerdo que la mercancía consta de dos remolques con mercancía de piel y sus derivados.

Han pasado ya 14 días y no tenemos noticia alguna de dicha mercancía, requerimos su pronta respuesta para tomar la resolución correspondiente.

Aclaramos plenamente que se adquirió y firmó la póliza que Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V proporcionó para garantizar dicha mercancía.

Esperamos una respuesta pronta en relación al paradero de la mercancía esperando que se trate simplemente de un inconveniente, además de que ya se les había hecho una solicitud de información previa y su respuesta no ha sido satisfactoria.

México D.F. a 29 Diciembre de 2022

Juan Julio Rivero Terreros
Ejecutivo de asuntos Jurídicos

Ejemplo de memorándum de Auditoria:

MEMORANDUM: 0583/22

C.P. Mario Avendaño Enriquez
Gerente Compras
Presente.

Ciudad del Este,  10 de Diciembre de 2022

Quien suscribe Héctor Sandoval Núñez hago de su conocimiento que se llevará al cabo la próxima auditoría del departamento que tiene a su cargo, la cual se realizará a partir del día 15 de noviembre del año en curso y que abarca el año contable 2021-2022.

Por lo que le solicito que tome las acciones necesarias para que el proceso de revisión pueda llevarse a cabal satisfacción, así como que preste todo el apoyo necesario a la empresa auditora para que pueda cumplir con su cometido en óptimas condiciones.

Cordialmente
Lic. Alejandro Medina Orozco
Director de Finanzas